Revision - Fleranvändarstöd

Fleranvändarstöd (Tilläggsmodul)
Det är möjligt för flera personer att samtidigt arbeta mot en och samma kundfil. Funktionen är lämplig att använda då minst två personer samtidigt reviderar en kund.

Kort teknisk beskrivning
Fleranvändarstödet i Revision bygger på att två eller flera kopior skapas från en och samma grundfil. Respektive kopia innehåller möjligheten att arbeta med i förhand angivna arbetssidor. Övriga sidor i programmet är låsta och går inte att arbeta med (men de går att titta på). Då arbetet är avslutat sammansätts de olika filerna till en fil som därefter innehåller de noteringar och texter som varje medarbetare skapat. Efter att en fil sammansatts går den att dela ut på nytt.

Aktivering av fleranvändarstöd
Aktivering av fleranvändarstöd sker för varje enskild kundfil där funktionen skall användas.
För att aktivera fleranvändarstödet måste först minst två personer finnas upplagda i uppdrags-bemanningen på sidan för ”Grunduppgifter | Uppdragsanmälan”. På samma sida under uppdragsanmälan syns kryssfältet ”Aktivera fleranvändarstöd”. Om man sätter en bock i detta fält visas fliken ”Fleranvändarstöd”.

Tilldelning av arbetssidor
På fliken ”Fleranvändarstöd” sker tilldelning av arbetssidor till de personer som finns upplagda i uppdragsbemanningen. Först markeras ett avsnitt eller enskild sida i kolumnen ”Delar”. Därefter går det att i den nedfällbara listrutan i kolumnen ”Användare” välja den användare som skall arbeta med avsnittet/sidan.

Skapa filer för utdelning
Detta steg börjar med att man klickar på knappen ”Dela ut…” Om filen man arbetar med ännu inte är sparad uppmanas man att först spara filen. Därefter visas en dialog som innehåller namnen på de olika filer som kommer att skapas. När man klickar på knappen ”Dela ut...” skapas filerna och programmet återgår till startsidan.

Dela ut filerna till medarbetarna
De skapade filerna återfinns i mappen på datorn där kundfilerna finns, eller på byråns server. För att dela ut filerna till medarbetarna kan man använda olika metoder. Man kan mejla medarbetarna och bifoga respektive fil eller placera samtliga delade filer på ett flyttbart medium, t ex USB-minne.
Ligger filerna inom nätverket räcker det att skicka meddelande om var filerna kan hämtas.

Arbeta med en delad fil
Efter öppning av en delad fil märker man att man endast kan arbeta med de arbetssidor som man fått sig tilldelade i samband med delningen av grundfilen. Övriga sidor visas nedtonade i programmet och går inte att arbeta med. För övrigt finns inga skillnader mot att arbeta i en ej delad fil. Att spara utfört arbete sker på konventionellt vis i programmet.

Sammansättning av delade filer
Då arbetet färdigställts i de olika delade filerna är det åter dags att skapa en sammansatt fil. De olika filer som skall sättas samman behöver före sammanslagningen placeras i samma mapp på servern eller den lokala hårddisken. Då filerna finns tillgängliga öppnar man en av de delade filerna och går till sidan ”Grunduppgifter | Uppdragsanmälan”. Där klickar man på fliken ”Fleranvändarstöd” och sedan på knappen ”Sätt samman fil”. En dialog visas då med vars hjälp man enkelt kan skapa en sammansatt fil alternativt endast synkronisera filen man arbetar i med uppgifterna i de övriga filerna.

Vår modell för fleranvändarstöd är enkelt konstruerad framförallt i syfte att undvika den typ av konflikter av teknisk natur som kan uppstå då olika användares utförda arbete skall vävas samman i en och samma fil. Lösningen ger samtidigt flexibilitet eftersom en delad fil blir fristående från grundfilen. Filen kan mejlas till kontoret från kunden eller hemifrån, den kan kommas åt via nätverk, eller läggas på USB-minne.