Capego Finsit - Dokument

Dokumentarkivet är ett onlinearkiv där både du som konsult och företaget som har tjänsten kan spara dokument och filer. Företaget kan använda arkivet dels för att lämna underlag till sin konsult, men även för att lagra företagets övriga dokument online.

Mappstruktur

Antingen använder din byrå eller ditt företag en standardstruktur för mappar. Denna standardmappstruktur aktiveras på de företag som ska ha strukturen genom knappen ”Aktivera standardmappar”.  Alternativt skapar du de mappar och undermappar du önskar på ditt företag genom funktionen "Skapa mapp" i menyn till höger.

Om du som kund är intresserad av att sätta upp en standardmappstruktur på din byrå eller företag så skapar du denna struktur i ett av dina företag eller i ett testföretag. Kontakta sedan supporten så tillser vi att standardstrukturen görs tillgänglig för er att välja i alla era företag. 

Ladda upp dokument till Dokumentarkivet

Du kan ladda upp dokument till Dokumentarkivet på två sätt:

Alternativ 1: Funktionen Ladda upp i högermenyn. Tryck "Ladda upp" och markera de dokument som du vill ladda upp i Capego Finsit. Du kan med denna funktion enbart ladda upp ett dokument i taget. 

Alternativ 2: Markera de filer som du vill ladda upp i Capego Finsit direkt i din filhanterare och dra och släpp dokumenten där du vill ha dem i Dokumentarkivet. Med denna funktion kan du ladda upp flera dokument samtidigt i Capego Finsit. Det går inte att markera hela mappar, dvs importera på mappnivå.

 

Ladda ner dokument från Dokumentarkivet

Du kan ladda ner dokument som finns sparade i Dokumentarkivet genom att markera dokumentet och välja "Ladda ner" i menyn till höger. Om du vill ladda ner flera dokument kan du markera flera dokument samtidigt och sedan trycka Ladda ner. Du markerar flera dokument samtidigt genom att hålla Ctrl-knappen nere samtidigt som du markerar dokumentikonerna med markören. Du kan inte ladda ner hela mappar, utan måste markera dokumenten.

I vissa webbläsare finns begränsningar på hur många dokument du kan ladda ner samtidigt från Capego Finsit. I Chrome och Edge kan maximalt tio dokument i taget laddas ner.

Om du vill ladda hem samtliga dokument som finns i dokumentarkivet så kan du som har konsult- eller byråadministratörsbehörighet göra det genom funktionen Exportera företagsdata. Läs mer om det i manualen Exportera företagsdata

Behörigheter

Genom att markera en mapp eller fil och klicka på rättigheter i högermenyn går det att styra vilka användare som ska ha vilken behörighet till mappen eller dokumentet. Du kan därigenom styra om din användarkategori ska ha läs- och skrivrättigheter, bara läsrättighet eller ingen rättighet att se alls. Du ställer in dessa rättigheter för användargrupperna Normal användare, Begränsad användare och Dokumentarkivsanvändare. Rättighetsvalet för Normal användare är i Dokumentarkivet detsamma för Normal och Normal+. Användare med rollen Administratör har fullständiga rättigheter till alla färdiga/klarmarkerade dokument. Du kan läsa mer om inställningar och innebörden av de olika behörighetsnivåerna här.

Användare med behörigheten Byråadministratör eller Konsult har möjlighet att markera uppladdade dokument med statusen Preliminär. Ett dokument som har denna status är inte synligt för någon kundanvändare, oavsett om det är en kundanvändare som i övrigt har fullständiga rättigheter att administrera samtliga dokument i dokumentarkivet.

Notifieringar

När dokument är tillagda i Dokumentarkivet kan du meddela din kund eller dina användare genom att skicka ett så kallat notifieringsmail direkt från Capego Finsit. Läs mer om notifieringsmail här.