Capego - Digital inlämning av årsredovisning - arbetsgång

Digital inlämning av årsredovisning  - K2 aktiebolag

Årsredovisningsmallen för Aktiebolag K2 är uppdaterad enligt XBRL-taxonomin för K2. Mallen för revisionsberättelsen är också uppdaterad enligt XBRL-taxonomin.

Stödet för digital inlämning omfattar aktiebolag med och utan revisor. Årsredovisningen ska vara på svenska och avges i svenska kronor, tusental kronor, hela euro eller hundratal euro. Läs mer om vad som gäller vid digital inlämning i artikeln Fakta om inlämning av årsredovisning.

Du arbetar med bokslut och årshandling samt eventuellt revisionsberättelse precis som vanligt. Vi har i bakgrunden byggt in stöd för att den information som omfattas av taxonomin blir uppmärkt (taggad). Läs mer om formatet längst ner i denna manual. Mer information om XBRL och begreppet taxonomi finner du på den svenska XBRL-föreningens hemsida.

Denna manual beskriver vilka förberedelser du behöver göra i ett befintligt uppdrag, där årsredovisningen är skapad med Wolters Kluwers systemmall (K2 AB), samt hur du går till väga för att lämna in årsredovisningen till Bolagsverket digitalt. 

Förberedelser i ett befintligt uppdrag

Funktionen för digital inlämning av årshandlingen finns på fliken Färdigställ. Det finns vissa förberedelser du behöver göra innan det är möjligt att lämna in årsredovisningen digitalt. När du klickar på knappen för att lämna in årsredovisningen digitalt kommer du få upp meddelanden om det fortfarande kvarstår något du behöver åtgärda. 

Första gången årsredovisningen ska lämnas in digitalt måste du alltid:
•    Skapa om fastställelseintyget med en mall anpassad för digital inlämning
•    Säkerställa att nyheter är hämtade till årshandlingen som avser digital inlämning

Börja därför på sidan för Ärendeinställningar.

Skapa om fastställelseintyget

Det finns en särskild mall för fastställelseintyget som är anpassad för elektronisk inlämning. Första gången årsredovisningen ska lämnas in digitalt måste du skapa om fastställelseintyget med denna mall. Det behöver du inte göra nästa år eftersom mallen ligger kvar när du lägger upp ett nytt år.

På ärendeinställningssidan klickar du på knappen för Redigera mallar, steg 1 i bilden. Därefter klickar du på knappen för inställningar, steg 2 i bilden. 

I Skapa om-dialogen väljer du mallen - Aktiebolag för elektronisk inlämning av årsredovisningen (XBRL), se bild: 

Stäng med knappen OK.

Skapa om Fastställelseintyget kan du även göra när du arbetar med ÅRSHANDLINGAR.

Hämta nyheter till årshandlingen

Kontrollera om det finns nyheter att hämta till årshandlingen som handlar om ”Digital inlämning av årsredovisningen”. Dessa måste uppdateras i mallen för att digital inlämning ska vara möjlig. Har du inte hämtat nyheter till årshandlingen sedan i början av 2019 kan detta förekomma. Hämta nyheter omfattar även revisionsberättelsen.

Klicka på knappen för ”Läs & uppdatera nyheterna” till höger på sidan för Ärendeinställningar.


Så här kan det t ex. se ut om det finns nyheter att hämta som handlar om digital inlämning.

Underskrifter 

När dessa förberedelser är åtgärdade går du vidare till fliken ÅRSHANDLINGAR och lägger in uppgifter om underskrift av fastställelseintyget och årsredovisningen. Obs! Det är viktigt att alla namn på personerna som ska skriva under är stavade exakt som på registreringsbeviset hos Bolagsverket. 

Underskrift av fastställelseintyget

Eftersom fastställelseintyget har skapats om har underskriftssidan nollställts. Hade du redan fyllt i uppgifter om underskrift måste du göra om det. Väljer Fastställelseintyget i rullgardinsvalet och klicka på knappen för Redigera. Välj sidan för underskrift. 

Ange uppgift om ort, datum och vem som ska avge fastställelseintyget (dvs signera fastställelseintyget digitalt). Ange även datum för stämman. 

Datumformatet för fastställelseintyget måste anges med åååå-mm-dd. Utskriftsformatet är därför låst till detta format. 

Datum för fastställelseintyget är alltid ”dagen datum” då årsredovisningen lämnas in till Bolagsverket. 

Underskrift av årsredovisningen

Kontrollera och/eller fyll i underskriftssidan för årsredovisningen. Bläddra till underskrifterna längst ner i årsredovisningen och välj knappen för Redigera. Datumformatet måste anges med åååå-mm-dd.

Underskrift av revisorspåteckning

Om företaget har revisor fyll i uppgifter även för revisorspåteckningen. Bläddra till underskrifterna längst ner i årsredovisningen och välj knappen för Redigera. Markera Revisorspåteckning i trädet till vänster. Datumformatet måste anges med åååå-mm-dd.

Obs! Tänk på att revisionsberättelsen måste laddas upp från annan programvara, om du inte ska ladda upp den tillsammans med årsredovisningen från Capego Bokslut. Tänk också på att det inte går att skicka in revisionsberättelsen på papper om årsredovisningen laddas upp digitalt.

Underskrift av revisionsberättelse

Ska du även ladda upp revisionsberättelsen tillsammans med årsredovisningen från Capego Bokslut väljer du Revisionsberättelsen i rullgardinsvalet och fyller i uppgifter om underskrift. Datumformatet måste anges med åååå-mm-dd.

Digital inlämning

Välj fliken FÄRDIGSTÄLL och knappen ”Lämna in”. 


Kontroller

Först kontrolleras att du gjort de förberedelser som beskrivs ovan. Kvarstår något steg får du meddelande om det och förklaring på åtgärd. Detta måste åtgärdas innan det går att lämna in årsredovisningen digitalt.

När alla förberedelser är klara och du väljer Lämna in, görs kontroller av inlämningen. Kontroll görs på att uppgifter hos Bolagsverket är samma som i årsredovisningen. Bland annat att företagets namn som är registrerat hos Bolagsverket är samma som i Bokslut/årsredovisningen, att den som skriver under fastställelseintyget finns med i styrelsen samt att de som skriver under årsredovisningen är med i styrelsen. Kontrollerna kan ignoreras och filen kan skickas upp ändå. Det kan vara aktuellt t ex. i de fall uppgifter inte har hunnit registreras på Bolagsverket.

Bild

Guide för digital inlämning – Inlämnarens personnummer

När du väljer knappen Fortsätt i ovan bild kommer du till en guide för inlämning. I första steget ska du verifiera inlämnaren. Det är personnumret för den som laddar upp årsredovisningen som anges här. Det hämtas automatiskt från handläggarkortet. Det går att ändra manuellt. Klicka på knappen Verifiera när du har kontrollerat personnumret. 

Guide för digital inlämning – Godkänn Bolagsverkets avtal

En avtalstext från Bolagsverket visas som ska godkännas. Undertecknarens namn hämtas automatiskt. Med undertecknare menas styrelseledamoten som ska signera fastställelseintyget. Kontrollera undertecknarens e-postadress. Om revisionsberättelse är skapad i Capego Bokslut bockas den i som förslag att även den ska lämnas in. Bocka ur om så inte är fallet. Om bolaget har revisor och revisionsberättelsen ska laddas upp från annan programavara ska det se ut enligt nedan bild, dvs det är endast årsredovisningen som ska lämnas in. 

Epost

Guide för digital inlämning – Granska årsredovisningen

Du kan granska årsredovisningen innan den laddas upp genom att klicka på länken för "Förhandsgranska" i ovan bild. Årsredovisningen öppnas i din förvalda webbläsare. Den ska vara identisk med årsredovisningen du har upprättat i Capego med undantag för namnunderskriften. Ovanför namnunderskriften står namnet även i kursiv stil. Detta för att det tydligt ska framgå att årsredovisningen är inlämnad digitalt då den hämtas från Bolagsverket.

Guide för digital inlämning - Kvittens

När årsredovisningen är inlämnad får du upp en Kvittens som du kan välja att Förhandsgranska och exportera. Kvittensen finns även tillgänglig på sidan Färdigställ/Digital inlämning. 

Digital inlämning – Lämna in på nytt

Det går att lämna in årsredovisningen på nytt enligt samma arbetsgång som har beskrivits ovan. 

Underskrift av Fastställelseintyget

När uppladdning är klar sänder Bolagsverket sedan en inbjudan till den person som du har angivit i bokslutet som undertecknare av fastställelseintyget.

Denna person har som sitt ansvar att logga in på Lämna in årsredovisning digitalt med sitt personliga BankID och godkänna att den uppladdade elektroniska kopian är i överensstämmelse med företagets originalhandling. 

Vill du veta mer om hur denna del i processen fungerar finns mer information hos Bolagsverket, Så här lämnar du in årsredovisningen digitalt.

Spara originalet av årsredovisningen

Tänk på att originalet av årsredovisningen (och revisionsberättelsen om det finns en sådan) ska skrivas under och sparas hos aktiebolaget. Originalet, med underskrifter, kan vara på papper eller elektroniskt. Årsredovisningen, som du har laddat upp, är en elektronisk avskrift. Läs mer om det hos Bolagsverket, Ladda upp och skicka in handlingarna.

Årsredovisningen kan inte skickas in digitalt

Årsredovisningen kan inte skickas in digitalt om ärendet är låst eller om du är inloggad som gäst. 

Endast för aktiebolag som följer K2-regelverket

I Capego finns i dagsläget stöd för digital inlämning för aktiebolag som följer K2-regelverket. Är årsredovisningen, för ett aktiebolag, skapad med K3-mall eller om företagsformen är annan än aktiebolag står det följande:

XBRL-format och taxonomi

Det kan finnas information i din årshandling som inte omfattas av taxonomin eller har kunnat taggas av oss. Den är då märkt med status ”otaggad” information och kan på så sätt tas om hand vid maskinell tolkning. Detta blir t ex. fallet om du skriver in Utdelning på en fritextrad i Resultatdispositionen i förvaltningsberättelsen, i stället för att använda programmets förinlagda rad för Utdelning, se bild. För att din årsredovisning ska vara så komplett taggad som möjligt, rekommenderas användning av programmets standardrader i möjligaste mån. 

Inlämningsformat

Det format som lämnas in till Bolagsverket är en Html-fil som kallas iXBRL. Lite förenklat kan man säga att det är en vanlig Html-fil där XBRL:s taggar (XML-information) har bäddats in vid den läsbara informationen. Fördelen med detta format är att det är enkelt läsbart i alla webbläsare och den formatering som du gjort i Capego följer med. 

Eftersom vi i Capego utgår från samma datakälla för iXBRL-dokumentet så överensstämmer en vanlig utskrift till PDF med det iXBRL-dokument som skapas i Capego.

Bolagsverkets PDF

När årshandlingen är godkänd och klar skapar Bolagsverket en PDF baserat på iXBRL-dokumentet. 

Digital signering av årsredovisningen

Vill du som konsult hjälpa kunden fullt ut med en digital hantering av årsredovisningen kan detta ske genom att låta styrelsen skriva under en PDF med elektroniska signaturer. Det finns flera olika aktörer på den svenska marknaden som erbjuder en sådan tjänst. 

Frågor och svar

Fråga: Kan jag ha bilder eller logga med i årsredovisningen eller i förekommande fall, revisionsberättelsen, som laddas upp till Bolagsverket?

Svar: Ja, det går bra att lägga in en bilder eller logga i årsredovisningen och/eller i revisionsberättelsen. 

======

Fråga: Kan årsredovisningen laddas upp digitalt men revisionsberättelsen på papper?

Svar: Nej, båda måste lämnas in digitalt. 

=====

Fråga: Kan revisionsberättelsen laddas upp separat från Capego Bokslut?

Svar: Nej, revisionsberättelsen går endast att ladda upp tillsammans med årsredovisningen.